Kelola Dokumen, Kemasan & Kontainer BC 3.0

Panduan mengelola Tab Dokumen (Invoice wajib), Tab Kemasan, Tab Kontainer, Tab SID Invoice, serta pengiriman ke CEISA 4.0 pada BC 3.0.

---

Tab Dokumen

Dokumen Wajib: Invoice (Kode 380)

BC 3.0 wajib memiliki minimal 1 dokumen Invoice (kode 380). Ini adalah satu-satunya dokumen yang diwajibkan secara spesifik. Submit akan selalu gagal tanpa Invoice.

Dokumen	Kode	Status
Invoice/Faktur	380	Wajib
Packing List	217	Umum digunakan
Bill of Lading / AWB	705 / 740	Untuk pengiriman laut / udara
Sertifikat Asal (COO)	-	Jika dipersyaratkan pembeli
Sertifikat Lain	-	Sesuai kebutuhan ekspor

Validasi: Semua dokumen harus memiliki Nomor dan Tanggal. Tidak boleh ada duplikat.

---

Cara Menambah Dokumen Manual

1. Klik tab Dokumen
2. Klik Tambah
3. Isi Kode Dokumen, Nomor Dokumen, dan Tanggal Dokumen — semua wajib.
4. Klik SIMPAN

---

Upload Massal via Template Excel

1. Klik Template → Download Template
2. Isi data di Excel
3. Klik Template → Upload Excel

---

Validasi Dokumen saat Submit

Kondisi Gagal	Solusi
Tidak ada dokumen Invoice (kode 380)	Tambah Invoice di Tab Dokumen
Ada dokumen tanpa Nomor	Edit dokumen, isi Nomor
Ada dokumen tanpa Tanggal	Edit dokumen, isi Tanggal
Ada dokumen duplikat	Hapus entri yang sama

---

Hapus Dokumen

• Hapus Individual: klik Hapus di baris
• Hapus Semua: klik Hapus Semua (hanya Draft)

---

Tab Kemasan — Wajib Minimal 1

Cara Menambah Kemasan

1. Klik tab Kemasan
2. Klik Tambah
3. Isi Jenis Kemasan dan Jumlah Kemasan (keduanya wajib). Merek dan Nomor Kemasan bersifat opsional.
4. Klik SIMPAN

---

Upload Massal

1. Klik Template → Download Template
2. Isi data di Excel
3. Klik Template → Upload Excel

---

Hapus Kemasan

• Hapus Individual: klik Hapus
• Hapus Semua: klik Hapus Semua (hanya Draft)

---

Tab Kontainer

Diisi jika pengiriman ekspor menggunakan kontainer (umumnya untuk pengiriman laut).

Cara Menambah Kontainer

1. Klik tab Kontainer
2. Klik Tambah
3. Isi Nomor Kontainer (format ISO, unik) dan Tipe Kontainer — keduanya wajib.
4. Klik SIMPAN

---

Tab SID Invoice (Modul Syntronic)

Tab ini tersedia khusus untuk tenant yang menggunakan Modul Syntronic (SID). Fungsinya menghubungkan SID Invoice (Sales Invoice Document dari Syntronic) ke BC 3.0 ini.

Validasi Tambahan Syntronic

Jika ada SID Invoice yang dihubungkan:

• Kode Valuta BC 3.0 harus sama dengan kode valuta Invoice

Cara Tambah SID Invoice

1. Klik tab SID Invoice
2. Klik Tambah SID Invoice
3. Pilih SID Invoice yang akan dihubungkan
4. Konfirmasi

---

Tab Dokumen Masuk/Keluar

Mencatat dokumen peredaran internal BC. Tidak dibatasi status — dapat ditambah di semua status.

---

CEISA 4.0 — Mengirim BC 3.0 ke Pabean

Setelah status Siap Kirim, gunakan dropdown CEISA 4.0 di toolbar.

Opsi Toolbar CEISA 4.0

Opsi	Fungsi
Validasi	Cek validitas data di sisi CEISA sebelum mengirim
Transfer	Kirim data ke CEISA + buat billing PNBP
Transfer Only	Kirim data ke CEISA tanpa billing
Kirim	Kirim dokumen ekspor ke sistem pabean
PDF	Unduh PDF BC 3.0 format CEISA
Excel	Unduh data dalam format Excel
JSON	Unduh payload JSON yang dikirim ke CEISA

Alur Standar Pengiriman Ekspor

1. Validasi → perbaiki error CEISA
        ↓
2. Transfer → data masuk CEISA + billing terbuat
        ↓
3. Kirim → dokumen ekspor dikirim ke pabean
        ↓
4. Tarik Respon → Nomor Daftar Ekspor terisi otomatis
        ↓
Status: Mendapatkan Nomor Daftar

Isi Nomor Daftar Manual

Jika nomor daftar sudah diketahui dari luar sistem, gunakan "Isi Nomor Daftar" di toolbar saat status Siap Kirim.

Tarik Perbaikan

Jika BC 3.0 sudah dikirim ke CEISA dan perlu diperbaiki, gunakan Tarik Perbaikan. Dokumen ditarik dari CEISA — lakukan Revisi, perbaiki, lalu Transfer dan Kirim ulang.

---

Contoh Kasus: Ekspor Produk dengan Dokumen Lengkap

Situasi: KB akan mengekspor produk jadi via laut menggunakan kontainer. Pembeli di luar negeri menggunakan term FOB.

Persiapan dokumen:

• Invoice sudah disiapkan oleh bagian ekspor
• Packing List sudah tersedia
• Bill of Lading akan tersedia saat barang dimuat di kapal

Proses:

1. Buat BC 3.0, lengkapi header termasuk Section Pemeriksaan
2. Tab Barang: tambah semua produk dengan nilai FOB, Merek, Tipe, Ukuran, Negara Asal
3. Tab Dokumen: tambah Invoice (kode 380) → isi Nomor Invoice dan Tanggal
4. Tab Dokumen: tambah Packing List
5. Tab Kemasan: tambah data kemasan
6. Tab Kontainer: tambah nomor dan tipe kontainer (misal 40' High Cube)
7. Verifikasi total FOB di Section Data Perdagangan
8. Submit → Siap Kirim
9. CEISA 4.0 → Validasi → Transfer → Kirim → Tarik Respon

---

Tips & Best Practices

✅ Lakukan:

• Tambah Invoice (kode 380) pertama di Tab Dokumen — ini wajib dan mudah terlupakan
• Pastikan Nomor Invoice di Tab Dokumen sama persis dengan nomor pada invoice fisik
• Lakukan Validasi CEISA sebelum Transfer — hemat waktu jika ada error format

❌ Hindari:

• Jangan Submit tanpa Invoice di Tab Dokumen — akan selalu ditolak
• Jangan isi Packing List sebagai pengganti Invoice — keduanya berbeda kode
• Jangan lupa tambah Kontainer jika pengiriman via laut dengan kontainer — CEISA mensyaratkan ini

---

FAQ

Q: Mengapa Invoice wajib di BC 3.0 tapi tidak wajib di BC 2.5? A: BC 3.0 adalah dokumen ekspor internasional. CEISA 4.0 mensyaratkan Invoice untuk semua dokumen ekspor sebagai bukti transaksi komersial lintas batas. BC 2.5 (domestik ke TLDDP) tidak memiliki persyaratan yang sama.

Q: Apakah bisa tambah lebih dari 1 Invoice? A: Ya. Bisa tambah beberapa dokumen Invoice jika ada lebih dari 1 Invoice dalam satu pengiriman.

Q: Apakah Bill of Lading wajib? A: B/L (kode 705) tidak wajib untuk Submit, tetapi CEISA dan pabean sering mensyaratkan untuk pengiriman laut. Tambahkan sebelum kirim ke CEISA.

Q: Tab SID Invoice tidak muncul — bagaimana? A: Tab SID Invoice hanya muncul untuk tenant yang menggunakan Modul Syntronic (SID). Jika tenant tidak menggunakan Syntronic, tab ini tidak tersedia.

Q: Apakah bisa menambah dokumen setelah status Siap Kirim? A: Tidak langsung. Gunakan Revisi untuk kembali ke Draft, tambah dokumen, lalu Submit ulang. Pengecualian: Tab Dokumen Masuk/Keluar bisa ditambah di semua status.