Appearance

Master Akun - Overview ​

Master Akun adalah modul untuk mengelola data akun (perusahaan/importir/eksportir/broker) di DocFast.

Apa itu Master Akun? ​

Master Akun = Database pusat yang menyimpan data akun/perusahaan yang melakukan kegiatan impor/ekspor.

Setiap akun dalam Master Akun berisi:

  • ✓ Informasi dasar (Kode, Nama, Alamat, Kontak)
  • ✓ Informasi perpajakan (NPWP, NITKU, Status Pengusaha)
  • ✓ Dokumen otorisasi (SKEP dari Bea Cukai)
  • ✓ User assignment (Siapa yang punya akses)

Jenis Akun ​

Akun di Master Akun bisa berupa:

JenisDeskripsiContoh
ImportirPerusahaan yang melakukan impor barangPT Elektronik, CV Tekstil
EksportirPerusahaan yang melakukan ekspor barangPT Mebel, CV Garmen
Broker/AgentPerusahaan yang menjadi perantara ekspor imporPT Customs Broker, EMKL
TPBTempat Penimbunan Berikat (bonded warehouse)Gudang TPB Jakarta
Kantor PusatKantor utama yang bisa punya subsidiaryPT Maju Sejahtera Head Office

Alur Kerja Master Akun ​

1. Setup (Awal Implementasi)
   ↓
   Tambah Akun → Kelola SKEP → Assign User
   (manual atau upload massal)
   
2. Daily Operation
   ↓
   Lihat & Edit Akun → Perpanjang SKEP → Assign User Baru
   
3. Maintenance
   ↓
   Deactivate Akun Lama → Verifikasi Data → Backup

Fitur-Fitur Master Akun ​

1. Tambah Akun — Buat akun baru ​

Langkah:

  1. Klik tombol "Tambah"
  2. Isi form dengan informasi akun
  3. Field mandatory: Kode, Nama
  4. Field optional: Alamat, Kontak, Pajak, dll
  5. Klik "Simpan"

Kasus penggunaan:

  • Setup akun baru saat onboard klien
  • Tambah subsidiary baru
  • Tambah broker/agent partner

→ Panduan lengkap: Tambah Akun

2. Lihat & Edit Akun — Kelola informasi akun ​

Langkah:

  1. Buka daftar Master Akun
  2. Klik akun untuk buka detail
  3. Edit field yang perlu diubah
  4. Klik "Simpan"

Field yang bisa diubah:

  • Nama, Alamat, Kontak, Negara, Valuta
  • NPWP, NITKU, Status Pengusaha
  • Semua field optional lainnya

Catatan Kode:

  • Kode bisa diedit — tapi tidak boleh sama dengan kode akun lain yang sudah ada

Kasus penggunaan:

  • Update nomor izin TPB yang berubah tiap tahun
  • Update status pengusaha
  • Deactivate akun yang tidak aktif

→ Panduan lengkap: Lihat & Edit Akun

3. Kelola SKEP — Manage dokumen otorisasi ​

SKEP = Surat Keputusan dari Bea Cukai yang memberikan otorisasi impor/ekspor.

Langkah:

  1. Buka detail akun
  2. Klik tab "Ijin TPB / No SKEP"
  3. Tambah, edit, atau hapus SKEP
  4. Mark salah satu sebagai "Primary" (yang aktif)

Fitur:

  • Daftar multiple SKEP per akun
  • Upload attachment dokumen SKEP
  • Track tanggal renewal SKEP
  • Mark Primary SKEP (hanya 1 per akun)

Kasus penggunaan:

  • Tambah SKEP baru saat onboard akun
  • Perpanjang SKEP tahunan (renewal)
  • Update SKEP saat ada amendment/perubahan
  • Archive SKEP lama, set SKEP baru sebagai primary

→ Panduan lengkap: Kelola SKEP

4. Kelola User — Assign user ke akun ​

Langkah:

  1. Buka detail akun
  2. Klik tab "Pengguna External"
  3. Tambah atau hapus user

Fitur:

  • Daftar user yang punya akses ke akun
  • Tambah user baru dari daftar user sistem
  • Hapus user dari akun

Kasus penggunaan:

  • Assign user baru saat join tim
  • Rotate staff (add new user, remove old user)
  • Multi-account access (1 user akses multiple akun)

→ Panduan lengkap: Kelola User

5. Upload Massal — Import banyak akun sekaligus ​

Langkah:

  1. Siapkan file Excel dengan data akun
  2. Klik "Upload Massal"
  3. Pilih file Excel
  4. Preview data
  5. Klik "Upload"

Format:

  • File Excel (.xlsx) atau CSV
  • Kolom: Kode, Nama, Alamat, NPWP, dll
  • Header row dengan nama kolom

Kasus penggunaan:

  • Setup awal dengan ratusan akun
  • Migrate data dari sistem lama
  • Batch import akun dari list supplier

→ Panduan lengkap: Upload Massal

Struktur Data Akun ​

Field Wajib (Mandatory) ​

FieldTipeKeterangan
KodeTextUnik — bisa diedit tapi tidak boleh duplikat
NamaTextNama resmi perusahaan

Field Optional ​

Section "Dasar" ​

  • Alamat — Alamat lengkap perusahaan
  • Kecamatan — Kecamatan lokasi
  • Kode Pos — 5 digit kode pos
  • Nomor Telepon — Kontak telepon
  • Nomor Fax — Kontak fax (jika ada)
  • Negara — Lookup negara (default: Indonesia)
  • Valuta — Lookup mata uang (default: IDR)

Section "Perpajakan / Bea Cukai" ​

  • NPWP — Nomor Pokok Wajib Pajak (15 digit, auto-format 16 digit)
  • NITKU — Nomor Identitas Tanda Tangan Kepabeanan
  • Kantor KPPBC — Lokasi Kantor Pelayanan KPPBC
  • Nomor API — Nomor Angka Pengenal Importir
  • Jenis API — Tipe API (API I, API II, API III)
  • NIB — Nomor Induk Berusaha
  • Status Pengusaha — Importir, Eksportir, Broker, dll
  • Jenis TPB — Tipe Tempat Penimbunan Berikat

Section "Lain-lain" ​

  • Remark — Catatan/keterangan tambahan
  • Extra 1, Extra 2, Extra 3 — Field custom untuk kebutuhan khusus

Status Akun ​

Setiap akun memiliki status:

StatusArtiPengaruh
ActiveAkun aktif, bisa digunakanUser bisa membuat dokumen atas nama akun ini
InactiveAkun tidak aktifUser tidak bisa membuat dokumen baru, tapi data lama tetap terlihat

Audit Trail ​

Setiap akun merekam:

  • Dibuat oleh — Siapa yang membuat akun
  • Dibuat pada — Tanggal & waktu pembuatan
  • Diubah oleh — Siapa yang terakhir edit
  • Diubah pada — Tanggal & waktu edit terakhir

Informasi ini membantu untuk audit & compliance.

Workflow Contoh: Onboard Akun Baru ​

Scenario: Onboard supplier baru (PT Elektronik Indonesia) ​

Timeline:

Hari 1: Setup Akun

  1. Klik "Tambah Akun"
  2. Isi form dengan data supplier:
    • Kode: ELEK_2024
    • Nama: PT Elektronik Indonesia Maju
    • Alamat, kontak, NPWP, dll
  3. Klik "Simpan"
  4. Akun dibuat

Hari 2-3: Tambah SKEP

  1. Buka akun PT Elektronik
  2. Tab "Ijin TPB / No SKEP"
  3. Klik "Tambah"
  4. Isi No SKEP & tanggal dari dokumen resmi
  5. Upload file SKEP asli
  6. Centang "Primary"
  7. Klik "Simpan"

Hari 4: Assign User

  1. Buka akun PT Elektronik
  2. Tab "Pengguna External"
  3. Klik "Tambah"
  4. Pilih user yang akan handle supplier ini (misal: Budi)
  5. Klik "Simpan"

Hari 5: Ready to Use

  • PT Elektronik akun sudah setup
  • SKEP sudah ada (primary)
  • Budi sudah punya akses
  • Bisa langsung membuat dokumen BC atas nama PT Elektronik

Dari halaman Master Akun, Anda bisa:

Master Akun (Daftar)
├── Tambah Akun
├── Lihat & Edit Akun
│   ├── Kelola SKEP
│   └── Kelola User
├── Upload Massal
└── Kembali ke Master Overview

Tips Penggunaan ​

✅ Best Practices:

  1. Konsisten dengan Kode — Gunakan naming convention yang jelas
  2. Isi data lengkap — Terutama NPWP, NITKU, Status Pengusaha
  3. Perpanjang SKEP tepat waktu — Jangan sampai expired
  4. Review user access berkala — Audit siapa saja yang punya akses
  5. Backup data penting — Simpan copy dokumen fisik & digital

❌ Hindari:

  1. Jangan duplikat Kode — Setiap Kode harus unik
  2. Jangan skip mandatory — Kode dan Nama harus ada
  3. Jangan duplikat Kode — Kode harus unik per akun
  4. Jangan deactivate tanpa alasan — Catat alasan jelas
  5. Jangan lupa simpan — Selalu klik "Simpan" setelah edit

Integrasi dengan Fitur Lain ​

Master Akun digunakan di berbagai modul DocFast:

BC (Customs Document) ​

Setiap dokumen BC memilih akun dari Master Akun. → User yang di-assign bisa membuat dokumen untuk akun ini.

Perizinan ​

Informasi akun digunakan untuk proses izin kepabeanan.

BOM (Bill of Materials) ​

Bisa link Item ke akun tertentu (per supplier).

Goods Traceability ​

Tracking barang menggunakan data akun.

FAQ ​

Q: Berapa banyak akun yang bisa dibuat? A: Unlimited. Sistem bisa handle ribuan akun.

Q: Bisakah menghapus akun yang sudah ada? A: Tidak. Cukup deactivate akun jika tidak dipakai lagi.

Q: Bagaimana jika Kode salah saat input? A: Kode bisa diedit — buka detail akun, ubah field Kode, klik Simpan. Pastikan kode baru belum dipakai akun lain.

Q: Bisakah 1 user akses multiple akun? A: Ya. User bisa di-assign ke beberapa akun sekaligus.

Q: Apa yang terjadi jika SKEP expired? A: Tandai di remark. Tambah SKEP baru dan set sebagai primary. Akun tetap bisa dipakai.

Q: Bisakah saya export semua akun ke Excel? A: Cek di menu "Export" atau "Download" (jika tersedia di aplikasi).

Siap mulai dengan Master Akun? 🚀

Pilih salah satu:

Dokumentasi DocFast

Hak Cipta © 2026 Tim DocFast