Kelola Dokumen, Kemasan & Pungutan BC 4.1

Panduan mengelola Tab Dokumen, Tab Kemasan, Tab Kontainer, Tab Pungutan, serta pengiriman ke CEISA 4.0 pada BC 4.1.

---

Tab Dokumen

Syarat Dokumen saat Submit

BC 4.1 mensyaratkan minimal 1 dokumen pelengkap. Dokumen yang umum digunakan:

Dokumen	Kode	Keterangan
Invoice/Faktur	380	Dokumen transaksi penjualan ke TLDDP
Packing List	217	Daftar rincian kemasan
Surat Jalan	630	Dokumen pengiriman
Faktur Pajak	431	Faktur pajak PPN atas penyerahan

Validasi: Setiap dokumen yang ditambahkan harus memiliki Nomor Dokumen dan Tanggal Dokumen. Tidak boleh ada dokumen duplikat (kode + nomor + tanggal sama).

---

Cara Menambah Dokumen Manual

1. Klik tab Dokumen
2. Klik Tambah
3. Isi Kode Dokumen, Nomor Dokumen, dan Tanggal Dokumen — semua wajib.
4. Klik SIMPAN

---

Upload Massal via Template Excel

1. Klik Template → Download Template
2. Isi data di Excel
3. Klik Template → Upload Excel

---

Validasi Dokumen saat Submit

Kondisi Gagal	Solusi
Tab Dokumen kosong	Tambah minimal 1 dokumen
Ada dokumen tanpa Nomor	Edit dokumen, isi Nomor
Ada dokumen tanpa Tanggal	Edit dokumen, isi Tanggal
Ada dokumen duplikat	Hapus entri yang sama

---

Hapus Dokumen

• Hapus Individual: klik Hapus di baris dokumen
• Hapus Semua: klik Hapus Semua (hanya Draft)

---

Tab Kemasan — Wajib Minimal 1

Cara Menambah Kemasan

1. Klik tab Kemasan
2. Klik Tambah
3. Isi Jenis Kemasan dan Jumlah Kemasan (keduanya wajib). Merek dan Nomor Kemasan bersifat opsional.
4. Klik SIMPAN

---

Upload Massal

1. Klik Template → Download Template
2. Isi data di Excel
3. Klik Template → Upload Excel

---

Hapus Kemasan

• Hapus Individual: klik Hapus di baris
• Hapus Semua: klik Hapus Semua (hanya Draft)

---

Tab Kontainer

Kapan Perlu Diisi

Diisi jika pengiriman barang ke TLDDP menggunakan kontainer.

Cara Menambah Kontainer

1. Klik tab Kontainer
2. Klik Tambah
3. Isi Nomor Kontainer (unik) dan Tipe Kontainer — keduanya wajib.
4. Klik SIMPAN

---

Validasi Kontainer saat Submit

Kondisi Gagal	Solusi
Nomor Kontainer duplikat	Hapus kontainer yang sama
Kontainer tanpa Tipe	Edit kontainer, isi Tipe

---

Tab Pungutan

Fungsi Tab Pungutan

BC 4.1 menggunakan fasilitas PPN DIBAYAR — artinya PPN harus dilunasi oleh TPB sebelum atau saat pengeluaran barang. Tab Pungutan digunakan untuk mencatat bukti bayar PPN tersebut.

Jika PPh juga wajib dibayar (tidak ada SKB PPh), bukti bayar PPh juga dicatat di sini.

Cara Menambah Bukti Bayar

1. Klik tab Pungutan
2. Klik Tambah
3. Isi Kode Jenis Pungutan, Nomor Bukti Bayar, dan Tanggal Bukti Bayar (semua wajib). Nilai bersifat opsional.
4. Klik SIMPAN

---

Kapan Tab Pungutan Wajib Diisi

Tab Pungutan tidak wajib diisi untuk Submit, namun diperlukan oleh CEISA untuk membuktikan pembayaran PPN. Pastikan data pungutan sudah lengkap sebelum kirim ke CEISA.

---

Hapus Pungutan

• Hapus Individual: klik Hapus di baris
• Hapus Semua: klik Hapus Semua (hanya Draft)

---

Tab Dokumen Masuk/Keluar

Mencatat dokumen peredaran internal BC. Tidak dibatasi status — dapat ditambah dan diedit di semua status termasuk Siap Kirim dan Mendapatkan Nomor Daftar.

---

CEISA 4.0 — Mengirim BC 4.1 ke Pabean

Setelah status Siap Kirim, gunakan dropdown CEISA 4.0 di toolbar.

Opsi Toolbar CEISA 4.0

Opsi	Fungsi
Validasi	Cek validitas data di sisi CEISA sebelum mengirim
Transfer	Kirim data ke CEISA + buat billing PNBP
Transfer Only	Kirim data ke CEISA tanpa billing
Kirim	Kirim dokumen ke sistem pabean
PDF	Unduh PDF BC 4.1 format CEISA
Excel	Unduh data dalam format Excel
JSON	Unduh payload JSON yang dikirim ke CEISA

Alur Standar Pengiriman

1. Validasi
   └─ Perbaiki error CEISA jika ada
       ↓
2. Transfer
   └─ Data masuk CEISA + billing terbuat
       ↓
3. Kirim
   └─ Dokumen diterima pabean
       ↓
4. Tarik Respon
   └─ Nomor Daftar, Tanggal Daftar, ID CEISA 4.0 terisi otomatis
       ↓
Status → Mendapatkan Nomor Daftar

Isi Nomor Daftar Manual

Jika nomor daftar sudah diketahui dari luar sistem, gunakan tombol "Isi Nomor Daftar" di toolbar (hanya saat status Siap Kirim) untuk memasukkan nomor daftar secara manual.

Tarik Perbaikan

Jika BC 4.1 sudah dikirim ke CEISA dan perlu diperbaiki, gunakan Tarik Perbaikan di dropdown CEISA 4.0. Dokumen ditarik dari CEISA — lakukan Revisi, perbaiki data, lalu Transfer dan Kirim ulang.

---

Contoh Kasus: Pengeluaran Barang dengan PPN Dibayar

Situasi: KB akan mengeluarkan barang ke distributor domestik. PPN sudah dibayar melalui transfer ke kas negara.

Proses:

1. Buat BC 4.1, lengkapi header, barang, dokumen, dan kemasan
2. Klik tab Pungutan → Tambah → isi Kode Jenis Pungutan = PPN, Nomor NTPN, Tanggal
3. Klik SIMPAN
4. Submit → status jadi Siap Kirim
5. Dropdown CEISA 4.0 → Validasi — pastikan tidak ada error
6. Dropdown CEISA 4.0 → Transfer — data dikirim ke CEISA, billing terbuat
7. Dropdown CEISA 4.0 → Kirim — dokumen dikirim ke pabean
8. Dropdown CEISA 4.0 → Tarik Respon — Nomor Daftar otomatis terisi

---

Tips & Best Practices

✅ Lakukan:

• Isi Tab Pungutan dengan bukti bayar PPN sebelum Kirim ke CEISA — CEISA membutuhkan data ini
• Selalu lakukan Validasi CEISA sebelum Transfer — ini menghemat waktu jika ada error
• Tambah Faktur Pajak (kode 431) di Tab Dokumen untuk dokumentasi PPN

❌ Hindari:

• Jangan lupa isi Tab Kemasan — Submit tidak gagal tanpa kemasan tapi CEISA bisa menolak
• Jangan lewati tahap Validasi CEISA — Transfer langsung tanpa validasi berisiko error
• Jangan gunakan Transfer saat belum ada bukti bayar PPN di Tab Pungutan

---

FAQ

Q: Apakah Tab Pungutan harus diisi sebelum Submit? A: Tidak, Tab Pungutan tidak memblokir Submit. Namun data bukti bayar PPN diperlukan oleh CEISA saat Transfer. Isi sebelum kirim ke CEISA.

Q: Apa bedanya Transfer dan Transfer Only? A: Transfer mengirim data ke CEISA sekaligus membuat billing PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak). Transfer Only hanya mengirim data tanpa membuat billing. Gunakan Transfer Only jika billing sudah dibuat terpisah.

Q: Kenapa setelah Tarik Respon, Nomor Daftar tidak muncul? A: Kemungkinan CEISA belum menerbitkan nomor daftar. Tunggu beberapa saat dan coba Tarik Respon lagi. Jika masih kosong, hubungi tim pabean.

Q: Apakah harus isi Kontainer jika pengiriman tidak pakai kontainer? A: Tidak. Tab Kontainer bersifat opsional. Isi hanya jika pengiriman menggunakan kontainer.

Q: Bisa tidak menambah dokumen setelah status Siap Kirim? A: Tidak bisa langsung. Gunakan Revisi untuk kembali ke Draft, tambah dokumen, lalu Submit ulang. Pengecualian: Tab Dokumen Masuk/Keluar bisa diubah di semua status.